De BHV-organisatie in een hybride werkomgeving

Hybride werken heeft de manier waarop organisaties functioneren blijvend veranderd. De verantwoordelijkheid voor veiligheid blijft echter wel volledig bij de werkgever liggen. Hoewel de regels hetzelfde blijven, verandert jouw rol als werkgever wél zodra je kiest voor hybride werken. Met slimme keuzes, duidelijke afspraken en goede communicatie houd je de controle — en geef je medewerkers een veilige werkomgeving, waar ze zich ook bevinden

BHV en hybride werken: zo zorg je voor veiligheid op kantoor, thuis én op locatie

Hybride werken geeft organisaties veel vrijheid: medewerkers werken afwisselend op kantoor, thuis of op andere locaties. De wettelijke zorgplicht van de werkgever is daarbij onveranderd sterk: je moet zorgen voor een veilige en gezonde werkomgeving voor iedereen, ongeacht waar er gewerkt wordt. In dit artikel lees je hoe je daar praktisch invulling aan geeft – inclusief kantoor, thuiswerk, flexplekken en werken bij klanten. Daarbij maken we een belangrijk onderscheid tussen verplicht thuiswerken en het niet hebben van een werkplek op kantoor, omdat deze situaties andere gevolgen hebben voor BHV, RI&E en zorgplicht.

Wat is hybride werken?

Hybride werken betekent dat medewerkers hun werktijd verdelen over verschillende werkplekken: een deel van de week op kantoor, een deel thuis en soms ook bij klanten, onderweg of in gedeelde (flex)ruimtes. De dagelijkse bezetting is daardoor minder voorspelbaar: de ene dag is het druk, de volgende dag is een verdieping bijna leeg. Juist die variatie heeft directe gevolgen voor BHV, evacuatie, communicatie én je zorgplicht.

Hybride werken leidt bovendien tot twee verschillende situaties die vaak ten onrechte op één hoop worden gegooid:

• De werkgever verplicht medewerkers om (deels) thuis te werken – de werknemer hééft dus wel een kantoorwerkplek, maar werkt er niet altijd.
• De werknemer hééft géén kantoorwerkplek – bijvoorbeeld bij volledig remote functies, beperkte kantoorcapaciteit of buitendienstfuncties.

Dat verschil is belangrijk, omdat het de risico’s én de BHV-organisatie op verschillende manieren beïnvloedt.

Wat zegt de wet – en waarom is dat onveranderd?

De Arbowet verplicht werkgevers om een BHV-organisatie te hebben die past bij de risico’s en de feitelijke werksituatie. Dat houdt in dat je:

• Voldoende BHV’ers aanwijst, passend bij risico’s en aanwezigheid
• BHV’ers opleidt, traint en uitrust zodat zij verantwoord kunnen handelen
• De BHV-organisatie afstemt op aard, omvang en risico’s van het bedrijf
• Een actuele RI&E hebt, waarin ook thuiswerken en werken op andere locaties zijn meegenomen

De wet is dus onveranderd, de werkpraktijk echter wél. Daarom dient de BHV-organisatie mee te bewegen.

Wat verandert er door hybride werken?

1. Wisselende kantoorbezetting vraagt om flexibele BHV

Vaste kantoordagen en volle verdiepingen zijn niet meer vanzelfsprekend. Hybride werken betekent dat bezetting per dag en per locatie sterk kan variëren. Een veilige organisatie zorgt dat de BHV meebeweegt met die dynamiek:

• Datagedreven: inzicht in werkelijke aanwezigheid in plaats van inschatting op gevoel
• Flexibel: vervangers en alternatieve BHV-dekking bij ziekte, verlof of thuiswerkdagen
• Transparant: iedereen weet wie BHV’er is, waar die zit en hoe die te bereiken is

De kernvraag is niet hoeveel BHV’ers je op papier hebt, maar hoeveel BHV’ers er aanwezig zijn op het moment dat er iets gebeurt.

2. Thuiswerken: zorgplicht stopt niet bij de voordeur – maar heeft grenzen

Ook thuiswerkers vallen onder de zorgplicht van de werkgever. Die zorgplicht gaat ver, maar is niet onbeperkt. Een belangrijk onderscheid is of een werknemer verplicht thuiswerkt of geen kantoorwerkplek heeft.

Wanneer een werknemer verplicht (deels) thuiswerkt

De werknemer heeft wél een kantoorwerkplek, maar werkt daar niet altijd. De werkgever moet dan:

• thuiswerken meenemen in de RI&E,
• goede ergonomische voorzieningen en instructies geven,
• duidelijke meld- en noodprocedures voor thuiswerk incidenten formuleren,
• BHV op kantoor afstemmen op wisselende aanwezigheid.

Wanneer een werknemer géén kantoorwerkplek heeft

Bij volledig remote functies, buitendienst of organisaties zonder voldoende vaste werkplekken gelden andere risico’s:

• de thuis- of externe werkplek wordt structureel de primaire werkplek en hoort volwaardig in de RI&E,
• BHV op kantoor speelt geen of een beperkte rol voor deze werknemer,
• procedures moeten aansluiten op werken op locatie, onderweg of thuis,
• afspraken met klanten of beheerders van gedeelde ruimtes worden belangrijker.

Dit onderscheid bepaalt in hoge mate welke maatregelen nodig zijn en voorkomt dat beleid te generiek wordt.

Wat valt wél onder de zorgplicht bij thuiswerken?

• Een ergonomisch verantwoorde werkplek (instructies en zo nodig hulpmiddelen)
• Voorlichting en instructie over veilig thuiswerken (houding, pauzes, gebruik laptop, beeldscherm)
• Duidelijke procedures voor incidenten tijdens werktijd
• Aandacht voor mentale belasting en werk-privébalans
• Het opnemen van thuiswerken in de RI&E en arbobeleid

Wat valt níet onder de zorgplicht?

• De algemene staat van de woning
• Privérisico’s die los staan van het werk
• Het organiseren van fysieke BHV op de thuiswerkplek
• Situaties buiten werktijd

Praktijkvoorbeelden – zo ziet de grens er in het echt uit

Voorbeeld 1 – Onwel tijdens een online meeting (wel zorgplicht)
Een medewerker wordt tijdens een videogesprek onwel. Jij bent als werkgever niet verantwoordelijk voor fysieke BHV ter plaatse, maar wél voor:

• vooraf duidelijke instructies geven om bij acute nood altijd 112 te bellen;
• interne meldprocedures en bereikbaarheid;
• een cultuur waarin medewerkers direct mogen stoppen met werken bij klachten.

Voorbeeld 2 – Brand in de keuken tijdens werktijd (geen directe zorgplicht)
Brand tijdens privéhandelingen is een privérisico. Wel moet duidelijk zijn:

• dat veiligheid altijd voorgaat;
• hoe het incident intern gemeld wordt;
• dat werkafspraken nooit een belemmering zijn om te vluchten of hulpdiensten te bellen.

Voorbeeld 3 – Rugklachten door werken aan de keukentafel (wel zorgplicht)
Hier ligt een duidelijke verantwoordelijkheid bij de werkgever:

• voorlichting over ergonomisch werken;
• hulpmiddelen verstrekken;
• instructies voor inrichting van de thuiswerkplek.

Voorbeeld 4 – Val over speelgoed tijdens koffiepauze (geen zorgplicht)
Dit is een huiselijk risico.

3. Werken bij klanten, onderweg en op flexplekken

Hybride werken betekent vaak ook: op locatie bij de klant, in een bedrijfsbus, in een flexkantoor of shared space. Deze werkplekken vragen extra aandacht:

• Is duidelijk wie ter plekke verantwoordelijk is voor BHV?
• Weten medewerkers hoe BHV lokaal is georganiseerd?
• Zijn er afspraken over meldprocedures?
• Zijn medewerkers geïnstrueerd hoe om te gaan met onveilige situaties?

Leg afspraken met vaste klanten of locaties bij voorkeur vast, bijvoorbeeld in een VGM-plan.

4. Mentale belasting en hybride werken

Veilig werken gaat niet alleen over fysieke risico’s. Hybride werken kan ook zorgen voor extra mentale belasting:

• grenzeloze beschikbaarheid;
• weinig scheiding tussen werk en privé;
• gevoel van isolatie;
• onduidelijkheid over verwachtingen.

Deze onderwerpen vallen onder de zorgplicht via PSA en horen terug te komen in beleid en RI&E.

5. Communicatie en procedures: van “iedereen het pand uit” naar maatwerk

De oude gedachte “bij een calamiteit gaat iedereen het pand uit” is te beperkt in een hybride organisatie. Je hebt duidelijke, moderne procedures nodig voor kantoor, thuiswerk en externe locaties.

6. BHV-opleidingen en oefeningen in een hybride realiteit

• Oefen scenario’s met lage bezetting
• Train samenwerking tussen BHV’ers die niet dagelijks samen zijn
• Oefen communicatie via moderne middelen

RI&E en periodieke evaluatie: houd je BHV actueel

• Actualiseer de RI&E bij veranderingen in werkvorm
• Toets of minimale BHV-bezetting wordt gehaald
• Evalueer incidenten én oefeningen
• Leg afspraken vast en communiceer wijzigingen

BHV anno nu: geen nieuwe regels, wél proactief beleid

De échte vraag is: is jouw BHV-organisatie afgestemd op hoe er vandaag écht gewerkt wordt?

Veelgestelde vragen (FAQ)